對會計電算化的理解和認識

目 錄

一、會計電算化的含義 ……………………………………………………3

二、會計電算化軟件有哪些特征 …………………………………………3

三、會計電算化數據處理 …………………………………………………3

四、會計電算化數據的有效管理 …………………………………………4

五、會計電算化系統對會計工作的影響 …………………………………5

六、會計電算化中要注意的問題和建議 …………………………………5

參考文獻 ……………………………………………………………………7

內 容 摘 要

[摘要] 會計電算化會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術在會計實務中應用的一種簡稱，是用電子計算機來代替人工記賬、算帳、報帳以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的全過程，它是一門融電子計算機科學、管理科學、信息科學和會計科學為一體的邊緣科學，它是現代社會化大生產和新技術革命的必然產物，它不僅是會計數據處理手段的變革，而且也對會計理論和會計實務產生深遠的影響。

對會計電算化的理解和認識

我國計算機開始應用于財務會計工作，是從90年代以來，隨著計算機技術的飛速發展，會計電算化軟件由簡單的數值計算發展到全面數值核算，進入具有人工智能的會計管理信息系統階段，取得很大的進步，以下是我對會計電算化的理解和認識。

一、會計電算化的含義

會計是經管理工作的一個重要組成部分。它是以貨幣為主要計量單位，運用本身特有的一套方法（如憑證、復式記賬、賬簿、會計報表等），從價值方面對個事業單位的生產經營活動進行數量核算和監督，以達到加強管理和提高經濟效益的目的。會計電算化是以電子計算機為主的當代電子信息技術應用到會計中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬和報賬以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測，決策的過程，發揮整體效益，實現市場價值最大化。

二、會計電算化軟件有哪些特征

（一）全面集成的系統。企業可以通過會計軟件將自己的鍵業務進行實時管理，覆蓋企業經營管理的主要職能，實現信息“大集中”管理，做到各種數據統一標準、信息真正共享。

（二）完善業務流程和實惠內控體系。分析企業管理問題的根源，其首要原因都是沒有制定流程或流程不清晰、不規范造成的。流程問題將導致企業日常業務變得特殊化、例外化、管理效率大大降低，經營風險大大提高。企業可以運用會計軟件對自身關鍵業務流程進行評估、優化、實現，加快企業業務流程的快速反應，能為企業進行自身業務流程重構、業務流程自動化、企業資源合理管理與合理分配、企業業務流程分析與實現提供了方便易用的管理工具。

（三）支持標準的行業特性。為企業實現各自的行業特性留下了充分的擴展空間，企業通過會計軟件為自身的業務進行自我完善，同時各種業務結算、成本核算以及單據、報表、報告做相應的調整，以符合企業自身管理需求。

（四）面向角色的系統、完善的業務權限控制。企業不同部分、不同管理層次——操作層、運營管理層、決策層可能性通過會計軟件對各部門的業務管理功能進行有效地控制把握，滿足企業更加模塊化、更加規范性的管理變革。

（五）完善的業務處理支持信息和報表、報告輸出。企業無需對各種管理數據進行多次加工，系統提供了企業管理所需的各種信息集成并以多種形式輸出。

三、會計電算化數據處理。

現在，各企事業單位的會計電算化程度已相當普遍了，大量會計信息由原來的書面賬冊變成了計算機數據信息。具有站用空間小，查閱快捷方便，易管理等許多好處。但是，電算化會計數據的管理也有它的特點，必須注意管理中出現有一些新問題。

會計電算化下的數據特點

（一）數據電子化。在企業實行了會計電算化以后，所有的會計數據都將以磁性介質為存儲媒介，形成電子化的會計數據。企業的各種會計信息也都以電子化的方式存在。數據的讀取、修改、增加刪除都以電子計算機為基本工具。有關的會計數據由原來存儲在憑證、賬簿、報表等紙張上的方式變為記錄在計算機的硬盤、軟盤、光盤等上的電子數據，它的傳遞也將實現無紙化的計算機處理，即通過磁盤數據進行交換或通過互聯網絡的方式進行。

（二）數據動態化。在會計電算化信息系統中，無論是企業外來的憑證數據，還是企業內部自制的原始憑證數據，一旦業務發生就會形成相關的電子數據，存在于整個電算化系統中，并可由各個部門進行處理、檢索和檢驗，傳統的日清月結會計數據變成了隨清隨結，運用會計電算化系統的各種功能就能及時動態地反映企業的財務狀況和經營成果。

（三）數據實時化。由于電子數據自身的特征和企業內部網絡的建立以及互聯網的應用，在網絡版財務軟件中可以隨時根據具體情況實時處理出會計報告，并能夠很快地傳遞到各個決策層、管理者、經營者和投資者手中，供其了解、掌握企業的財務狀況和發展前景，以便做出理、準確的投資經營決策。

（四）數據權限化。在手工會計處理模式下，有關會計數據的處理以會計人員的職責為劃分依據，不同崗位的人員掌握不同的會計數據。會計電算化系統中的數據則因都存放在同一個系統中，而系統是對所有操作人員開放的，操作人員有可能接觸到一些不該接觸的數據。因此對電算化數據的管理應實施權限化的方式，具有相應權限的人員才能在電算化系統中對相應數據進行操作。

四、會計電算化數據的有效管理 

在會計電算化日益普及的今天，針對會計電算化數據的特點和面臨的問題，我們必須從實際出發采取行之有效的辦法來管理。

（一）建立健全有關的管理制度。沒有規矩不成方圓，任何一項管理工作都應有相應的制度作為前題。會計電算化，除了必須遵守《會計法》和其它的財經法規以外，還要建立企業內部有關的管理制度。如：1、計算機的安全運行管理制度。2、財務人員上機操作管理制度。3、會計數據訪問的權限管理制度。4、會計電算化數據資料保存管理制度等。

（二）加強計算機安全運行管理。會計電算化以后，計算機的安全正常運行十分重要，因為所有的操作都是通過計算機來完成的，數據資料大都存儲在計算機內。1、必須要有可靠的電源，以避免突然斷電造成數據丟失。2、要有合適的運行環境，計算機周圍的溫度、濕度、灰塵對計算機的壽命都有很大的影響，應該保證。3加強計算機病毒管理，計算機病毒對計算機的數據破壞十分嚴重，一旦被破壞就很難恢復。著重防范于未然，每臺計算機都必須安裝殺毒軟件，并經常檢查。對外來磁盤必須通過病毒檢查后才能上機使用，以免病毒入侵。

（三）加強崗位責任制管理。實行會計電算化以后，對每一個能接觸到電算化數據的崗位，都必須加強管理，并做出明確規定：一是相應的計算機非工作人員不得上機操作；二是對每一個進入會計電算化系統的人員設置進入操作密碼；三是要求計算機操作人員不得在計算機上從事與工作無關的事，以免造成意外數據損失；四是出現故障或發現問題時應及時報告計算機專業維護人員，不得私自處理。

（四）時實進行數據備份。為了防止會計電算化數據資料的丟失，應對電算化數據進行備份，一是不定期進行備份，二是定期備份。備份的方式：一是通過打印成書面資料；二是通過磁盤進行備份。如果是用磁盤進行備份應做雙份，以防止意外損壞。

會計中的數據是會計工作中不同來源和渠道取得的原始會計資料，會計數據處理技術是對會計數據進行采集、傳輸、存儲和加工等處理過程中所采用的技術方法。會計數據處理的環節有采集、錄入、傳輸、加工、存儲、輸出。由于會計在企業管理的地位和作用增強對會計工作的要求不斷提高，原來主要是對外編送會計報表，向投資者、債權都和其他有關方面報告財務狀況，轉向同時對內加強管理；原來主要是反映情況，提供信息，轉向綜合提供并運用有關信息，來干預生產、推動經營和參與決策。

五、會計電算化系統對會計工作的影響

改變了手工操作不填制憑證、登記賬簿、編制報表等一套財務處理流程，實現了會計數據處理的自動化，電算化。同時提高了會計數據處理的及時性和準確性，為加強日常財會管理提供所需要的信息。擴展了會計數據的視野，為開展預測、決策、控制、分析、掌握發展前景創造條件。讓財務人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，把主要精力投身財務管理中。可以提高企業各級領導和廣大財務人員的思想認識。通過整頓、改進，使財務業務規范化，標準化。需要配備合格的會計電算化專業人員。

六、會計電算化數據要注意的問題和建議

電算化系統是否建立健全了各項管理制度，主要包括：機房管理、操作管理、系統文檔管理、數據管理等。實行會計電算化以后，財務部門的手工帳薄將被完全淘汰，取而代之的是計算機的內存、軟盤，隨著計算機技術的發展，問題也隨之出現了，大量計算機病毒從各種渠道入侵計算機，計算機數據資料一但丟失就會造成不可估量的損失。因此，在實行會計電算化以后的財務部門必須加強對計算機的管理，如何去管理呢？首先得要有管理制度。因此，建立健全有關的管理制度是首要工作，沒有具體的管理制度，實際工作中就會無章可循。

（一）會計數據真實性的問題。根據有關的法律有規定，企業實施會計電算化必須采用經過財政部門組織有關專家進行評審通過的會計軟件，這在一定程度上可以保證會計數據的真實性。但不能避免有的企業為了自已的利益而自行更改軟件的某些功能的可能性，從而影響最終數據的真實性。另外，電子數據在傳遞過程中，如果通過磁盤或網絡的方式進行傳遞時，有可能被競爭對手或電腦黑客揭秘、篡改。而一般的企業對此問題由于技術和資金的不足，還不能有什么有效的對策，因而難以保證由此產生的數據真實性的問題。

（二）會計數據的保密性、安全性問題。財務上的數據是企業的絕對秘密是反映企業財務狀況的經營成果和重要依據，在很大程度上關系著企業的生存和發展，很多軟件公司都沒有認真研究過數據的保密問題，加強數據的保密可以考慮硬件加密或把系統作在芯片上加密等機器保密措施，軟件自動在硬盤上另作備份，定時檢查機制，定時更新還可以手動備份，將完整有效的數據及時轉儲。數據如果泄漏，會使用戶對軟件信心，也會影響企業的形象和效益。會計電算化中的數據完全依賴于計算機來處理，數據有存儲和傳遞也和計算機相關，因此，計算機的軟硬件系統的穩定和可靠直接影響著會計數據的安全性。主要表現在兩個方面： 

1、黑客的入和數據失竊。在會計電算化的計算機聯接了互聯網的情況下，電腦黑客對企業計算機系統的入侵會直接導致企業財務數據和商業秘密的丟失和泄密。

2、數據意外損失。計算機系統中的會計數據損失，主要是在系統運行過程中由于電子計算機硬件和軟件系統的問題所致，如死機、突然斷電、病毒入侵、系統故障、程序錯誤、誤操作等情況，從而引發數據意外丟失和破壞。

（三）會計數據有效利用的問題。電子化的會計數據具有動態、實時等特性，如果真正發揮這些性質的作用，對企業來講將會有很大的效益，但實際當中對這些數據的利用程度卻很低，大多數僅停留在會計核算程度上，滿足于編制出機制的報表和一些簡單的財務數據比較計算。這里有企業管理者認識上的原因，但重要的還是有關分析管理軟件的價格和實用性對大多數企業來說是一個很高的門檻。

（四）電子數據的審計問題。手工模式下的會計資料審計可以通過對會計憑證和會計賬簿的審核來對企業的經營業績和財務狀況做出判斷，明確經濟責任。而電子化的會計數據的審核必然會改變原有的審計程序和方法，這不僅需要對原始數據的真實、合法性做出職業判斷，還要對計算機的處理過程做出應有的判斷和保證。一般的審計人員對計算機系統的理解則達不到對其做出合理的判斷的程序，所以電子數據審計問題亟待解決。

（五）會計數據兼容性差的問題。會計電算化軟件都是各軟件開發公司自行研發，各自使用不同的操作平臺和支持軟件，數據結構不同，編程風格也不一樣，各軟件公司為技術保密，相互沒有交流和溝通，沒有業界的協議，自然也就沒有統一的數據接口，很難在不同系統上實現數據共享。

（六）會計工作崗位設置問題。工作崗位是否合理設置，系統開發人員、系統維護人員、數據庫管理人員、會計數據采集人員、數據審核人員等有關的工作崗位應由不同的人員擔任。為什么呢？這是因為這些相互連系的工作分別由不同的人負責有一個相互監督的作用，如果這些工作由一人做了，就不能體現會計分工和會計內部控制制度，同時也不能有效防范個別人利用機會修改數據，甚至于做違法亂紀的事情。只有把有關的工作做有效的分工才能避免不必要的麻煩，發揮會計內部控制制度的作用，作好財務核算工作。

（七）會計操作系統的授權的問題，操作系統授權應當明確對每一位上機操作人員都必須設置操作密碼。操作系統是進行會計電算化工作最常用的部份，由于計算機操作的特殊性，對每一位上機操作人員都必須有明確的賦權，進行明確的分工，對沒有賦權的部份操作員就不能進行業務處理，因此，賦權時應全面、充分地考慮整個操作系統的實用性。為了區別每一位上機操作員，只有通過給每一位操作員設置密碼才能做到這一點，并且這個密碼只能由本人和系統管理員掌握。才能保證操作系統運行的安全。

以上所述是我對會計電算化的理解和認識，實行電算化給財務工作帶來的變革和建議，都是對財務工作適應當前企業改革及其會計自身改革需要的極大促進，是提高企業財務水平，發揮財務職能的巨大推動，會計電算化作為一種現代化管理手段，為促進財務管理、提高勞動效率，增加企業效益必將發揮重大作用。

參 考 文 獻

馬麗，《計算機應用基礎（第二版）》中國人民大學出版社2011年11月。

匡松、古永紅，《EXCELD 在經濟管理中的應用》西南財經大學出版社2009年12月。

王燕，《金蝶EAS軟件功能介紹》2007年1月。