關于提高審計效率的幾個重要步驟

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如何提高審計效率是每個會計師事務所都關注的問題。許多會計師事務所已經悟出，只要稍稍改進一下工作方法，就可以在削減工作時間的同時保持甚至提高審計質量，訓事務所創造更多的盈利。AICPAPCPS業務部的一個專門調查委員會曾接受委托對一批以擁有健全質量控制體系而著稱的中小型會計師事務所進行了調查，從中發現了許多對提高審計效率行之有效的方法與措施。總的來說，這次調查研究表明，提高審計效率有四個重步驟：一、管理和培訓客戶如果客戶能夠為執業的CPA提供一切有用的資料，審計人員的工作效率將會大幅度提高。反之，如果審計人員必須花費大量時間自己整理所需資料，尋找、謄寫所需文件，審計周期會大大加長。位于美國貝塞斯達州馬里蘭市Johnson & Lambert 會計公司，為了防止這類問題，其事務所已經嘗試創建了兩套獨立的審計隊伍:一是個傳統審計隊伍；另一個被稱之為“全壘打”隊伍。“全壘打”隊的特點在于他們會為本職審計工作的順利開展而對客戶進行一些培訓，每次審計工作開始前必須有一次與被審計單位高層人員的對話，告知其會計工作中有何不足之處，審計人員可以提供什么幫助以及收取業務費用的根據。在此基礎上，審計人員將會擬定一份與傳統業務完全不同的業務約定書，將會計工作與審計工作嚴格區分開來。而在達拉斯的Weaver& Tidwell會計公司，合伙人加里·霍夫曼(Garry Hoffman)則會在審計計劃討論會上與客戶共同協商提供業務效率的方法。除此之外，調查還發現了其他確保客戶為審計業務做好準備的方法:(1)從高層管理者開始培訓；執業者與客戶董事會成員會面，就審計價值問題進行交流，促使他們參與審計業務準備工作；（2）將事情明晰化；事務所會以標準樣本及規定提交期限的方式提供一份所需會計資料的詳細清單；(3)當顧客能夠提供符合標準的資料時，降低審計費用；事務所發現通過這項措施，可以大大減少CPA投入準備工作中的時間，實現“雙贏”；(4)如果客戶還沒做好準備，則根據情況調整計劃，重新安排實地調查程序；(5)幫助客戶逐步提高合作素質；剛開始客戶有可能不能有效完成事務所期望的合作事項，但是通過逐步訓練，客戶將能越來越多的提供合作。二、保持客戶與工作人員的穩定營造良好的工作環境有助于審計效率的提高，這得到許多事務所的贊同。當事務所能夠留住老顧客時，因為對客戶狀況和涉及的業務領域駕輕就熟，可節約許多重新了解和準備的時間，可以更快找出有效的審計方法，提高審計效率。同時，由于熟悉顧客情況，審計人員可以為客戶提供一些改進工作方式等方面有價值的建議，為事務所客戶咨詢服務開辟了溪徑。成功的事務所還認為，審計人員的相對穩定也很重要，因為這有助于對具體客戶及對整個客戶經驗值的提升。為了防止人員的流失，事務所可采取的措施有：(1)在工作時間長度上做一些努力，詳細列明和實施反超時政策；（2)完善激勵機制，為員工提供一個承認和提高合伙人身份的機會；(3)提供靈活的時間安排和穿著休閑服上班的政策，創造一個寬松的工作環境；(4)提供一份有競爭力的報酬與紅利政策；(5)保持工作的趣味性，包括允許執業人員在工作中享有相應的權利，承擔相應的義務，鼓勵員工參與計劃過程。三、正確的計劃過程在被調查的事務所中，花費在計劃方面的時間在整個審計過程中所占比例大相徑庭，從2%到25%之間不等。但大多數人都確信:對審計效率而言，計劃是關鍵。計劃首先是要對客戶與自身情況有一個充分的了解。通過對客戶整體狀況的掌握，密蘇里州斯普林菲爾德市Davis. Lynn & Moots會計公司的托尼·林恩 (Tony Lynn)說：“我們大大降低了業務時間，不需要花費大量時間在符合性測試上，可以更快進入實質性測試階段。”另外，作為計劃過程的一部分，事務所還會復核客戶前些年度的工作底稿，以便熟悉以往與客戶之間存在的問題，找出自身在工作中可能存在的不足及可以改進的地方。計劃過程中其他的步驟還有：(1)與客戶面對面討論工作進程并闡明客戶自身的義務；(2)將客戶的試算表下載到事務所的軟件中，為后續工作做準備；(3)發送委托審計確認書；(4)準備引導性的工作時間表；(5)與事務所其他喲審計人員共同復核上一年度計劃決議，吸取好的建議，對工作進行改進。然而，調查中也發現，并非所有成功的事務所都有詳細的計劃過程。有些只是簡單地復核一下上一年度的審計業務，看看有什么可以改進的地方；有些則是在問題很明晰的情況下，從審計開始時就建立一個確定的工作計劃，不再更改。這些方法均需要擁有豐富的經驗作基礎，因此也就越來越多地被那些擁有大量具有豐富審計經驗人員的小型事務所所采用。
四、風險評估調查發現，將工作強度與風險水平相聯系，本質上就是一個提高效率的好辦法。為了減少審計工作量，分析性復核被認為是最有效的辦法。一個工作效率高的審計隊伍每開始進行一個具體的審計步驟時都會想:我們是否可以采用分析性復核來完成呢?現在，每一位從業人員都正試圖采用分析性復核的方法來減少實質性測試的工作量。這是因為，分析性復核與實質性交易測試相比有以下幾大優點：(1)節約審計時間；（2)可以及時發現有問題領域；（3)實施起來更有趣，還可以幫助審計人員更深層次地了解客戶業務。在審計過程中，可以用分析性復核代替交易測試節約審計時間的領域有：(1)應收應付及已收已付租金；(2)利息收入；(3)累計折舊；(4)薪金及薪金稅；(5)直接郵件募款收入及有關郵費；(6)供應物資；(7)預付費用(如租金，保險費)；(8)專業咨詢費用；(9)年度會議收入。除了工作重排與技術改進外，其中被認為是效率審計中關鍵的，可節約20%一30%的審計時間的是實地完成審計業務。其提高審計效率的小竅門有： l、采用先進技術，減少繁重的謄寫工作，使用膝上型電腦，甚至手提打印機來為實地工作提供方便； 2、在工作底稿中加入備忘錄，這樣能夠保留測試目標及實施措施的記錄以及記錄下工作中發現的問題；認按照工作進程存放工作底稿，這樣能夠描述工作中每一步都做了些什么，為什么這樣做及結果如何； 4、減少文件數量，將工作底稿文件的厚度限制在一英寸以內； 5、保留一份從客戶手中得到的總結報告，而不要將所有資料都保存下來，以免下一年度還要將所有有用或無用的資料都翻閱一遍； 6、召開全所范圍內的工作會議，以商討如何做好工作底稿的編制工作； 7、讓合伙人或上層管理者與實地工作者隨時保持聯系，減少信息反饋的時間及總的工作時間。這樣，實地工作者能夠就有關問題得到迅速指示，以便及時改變對審計工作的安排； 8、將工作底稿模式及流程標準化，這樣便于理解，也使得工作底稿中的數據更具參考價值。其實，提高審計效率并沒有一個固定的模式，無論事務所的工作方式如何，通過探索都一定可以發現能夠提高審計效率的方法。

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