出差管理制度

出差管理制度

一、目    的：明確出差流程，確定出差各項補貼標準，有效控制出差費用，規(guī)范出差管理。
二、適用范圍：本制度適用于溫州市力德實業(yè)有限公司所有員工
三、出差審批流程
 1、公司人員出差必須填寫《出差申請單》，明確出差時間、地點及工作內(nèi)容，經(jīng)部門經(jīng)理確認，部門人員出差，由部門負責人簽字確認，經(jīng)分管副總審批即可；部門負責人出差，需由分管副總確認，總經(jīng)理審批；副總出差由總經(jīng)理簽批。
 2、若出差人員需要預支差旅費，必須持審批后的《出差申請單》填寫借款單，經(jīng)審批后方可借支。借款在1000元以下者，由分管副總簽字，借款在1000元由以上者，須由總經(jīng)理簽字，總經(jīng)理不在，可由分管副總代簽。
 3、出差人員出差前，必須將審批后的《出差申請單》交人力資源部備案，在出差途中，確因工作需要，調(diào)整出差地點和時間，應事先征得部門經(jīng)理及分管副總同意，并及時報人力資源部備案，否則，新的出差地部分差旅費不予報銷，超出時間按曠工處理。 
 4、各部門根據(jù)工作需要，合理安排員工出差行程及出差時間，并進行有效監(jiān)控。
四、 差旅費報銷標準（見附表）
1、交通費
 （1）依票據(jù)報銷。出差人員以乘坐普通車、船、火車座票、硬臥為主，坐車時間超過8個小時者，可以乘坐上一級標準。乘坐飛機或火車軟臥從嚴控制，確因工作需要，需報總經(jīng)理批準（外地需電話聯(lián)系征得同意，返回后補辦手續(xù)），否則超額費用自負。
 （2）市內(nèi)公車費：按出差補貼標準進行報銷。
 2、住宿費
 （1）住宿費報銷限于在該地停留兩天或以上（指需要安排住宿），原則上要求當日返回；住宿費以實際住宿天數(shù)平均計算，超出部分自負。
 （2）長期出差：確因工作需要，在同一地方（或相鄰）出差天數(shù)超過7天以上者，住宿標準下浮20%；
  （3）多人出差，同性員工住宿標準下浮15%（異性員工住宿標準不變）。
 3、通訊費：為便于公務聯(lián)系，享有通訊費的員工手機一律不得擅自關機，否則不享有當日通訊費。
 4、特殊情況報銷標準
 （1）赴外地開會（學習）者，若會議期間的伙食費、住宿費已由主辦單位統(tǒng)一開支，或支付的會議費中已包含伙食費、住宿費內(nèi)容的，不再報銷住宿費和伙食費。
 （2）出差人員若住宿費、伙食費及車旅費已由客戶、公司業(yè)務相關單位支付的，不允許再以任何理由向公司報銷，違者，一經(jīng)查實，酌情處以1-2倍罰款。
 （3）陪同領導（專指公司總經(jīng)理、董事長）出差、接待賓客、代表領導出席會議或參加活動按票據(jù)實報實銷，但要在報銷單上加以說明或附會議通知。
 （4）出差超過6小時，不足24小時，按職務補貼/24小時*實際出差的時間；
 （5）出差家鄉(xiāng)無差旅補貼，僅報當日公交車費；
五、差旅費報銷規(guī)定
 1、出差人員差畢報銷差旅費必須先到人力資源部確認考勤（即出差時間）后，方可到財務部憑《出差申請單》及票據(jù)根據(jù)財務制度報銷。
 2、出差人員差畢，必須一周內(nèi)向財務部門報銷結帳，多退少補，不得拖帳，不足部分可從當月工資中直接扣除。以財務審核日期為準，超過報銷期限，要進行處罰，15日內(nèi)（含）按出差費用金額20%扣除結帳，30日內(nèi)（含）按出差費用金額30%扣除結帳，30日以上不予報銷，并追回欠款。
 3、差旅費報銷單據(jù)要求單據(jù)齊全（指車票及住宿發(fā)票），粘貼整齊，分類有序，時間地點相符，其單據(jù)由出差人員所在部門經(jīng)理負責核對，財務部審核，副總經(jīng)理(總經(jīng)理)審批后方可報銷。
 4、如果報銷項目遇特殊情況，必須提前申請經(jīng)公司批準后方可執(zhí)行，事后不予以報銷。
 5、審批責任：出差報銷須按規(guī)定嚴格執(zhí)行，審批或審核者把關不嚴造成差錯，要首先追究審批者或審核者責任，并酌情處以差錯部分1-2倍的罰款。
六、出差紀律
 1、每次出差以車、船、機票的日期為準計算：員工出差于上午10:00前回公司所在地，下午必須回公司上班；于下午20:00前回公司所在地，次日上午必須回公司上班；于下午20:00—24:00回公司所在地，次日上午可晚2個小時上班。

 七、附則
 1、本制度在實施過程中若有異議或不完善之處，由人力資源部負責修訂。
 2、本制度若有與以往制度相抵觸之處，均以本制度為準。
 3、本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
 
 附表一：《出差申請單》
 附表二：《出差報銷標準表》